Les gurus de la productivité sont bien populaires aujourd'hui grâce aux logiciels de gestion de projet.
Vous pouvez maintenant être plus productif partout : au travail, dans les sports, dans la cuisine et même au lit (pour les deux activités).
Il faut faire attention de ne pas tomber dans l'hyper productivité en utilisant 5+ outils comme certain-es le conseille.
Comme Matthieu Desroches le dit dans sa formation de productivité et sa formation sur l'optimisation de son temps, cherchez plutôt à être efficient, faire plus en moins de temps, plutôt qu'à cocher des tâches dans une liste à tout prix.
Aussi, d'après mon expérience personnel, l'idéal pour un bon logiciel de gestion de projet est d'avoir tout au même endroit.
C'est difficile de faire un choix quand il y a des logiciels intégrés (tout-en-un) et d'autres modulaires (spécialisés dans un aspect).
Voici mon choix des meilleurs logiciels de gestion de projet cette année.
1. Airtable
Airtable est un peu différent des autres outils de la liste. Airtable est une base de données flexible et collaborative 100% personnalisable.
Au départ, cela peut faire penser à un tableur standard comme Google Sheets, mais avec des superpouvoirs. La promesse d'Airtable c'est que comme l'outil est très flexible, il évolue avec vos besoins.
Chaque compte a des workspaces, qui sont des fichiers contenant des applications, nommées bases.
Dans une application, vous classez par table et vous ajoutez des données (records). Comme un tableur, il y a une panoplie de champs possibles pour alimenter le projet d'informations personnalisables.
Là où Airtable opère sa magie dans la façon de visualiser la donnée. Il y a toutes sortes de vues possibles comme les autres outils de la liste, mais surtout vous pouvez grouper par exemple par projet ou statut en un seul clic.
Vous pouvez calculer avec les équations mathématiques, ce qui est pratique pour les budgets. Couplé avec les automatisations, ça peut se rendre assez loin. Par exemple, vous envoyez un email aux soumissions en haut de $30k.
L'interface designer est pratique pour créer un tableau de bord avec une vue globale des projets.
L'application Airtable est disponible sur tous les appareils.
2. Asana
Asana est un logiciel simple pour gérer les projets et tâches d'équipe.
Par simple, il suffit de créer une équipe, puis un projet et enfin les multiples tâches à accomplir.
Un projet a 4 vues possibles : liste, tableau, chronologie et agenda.
Pour avoir une vue globale d'une équipe, il y a le portefeuille (quel nom étrange... en anglais, c'est portfolio) qui permet de suivre tous les projets d'une équipe au même endroit.
C'est bien pratique à regarder à la fin de la semaine par exemple pour voir si tout va bien. Mais, pour une vue encore plus générale, il y a le tableau de bord que vous créez vous-mêmes.
Pour aller plus loin, il y a les processus (pourquoi ne pas nommer cela automatisation...) qui permettent, vous l'aurez deviné, d'automatiser la création de tâches. Il y a même des formulaires où les données reçues se placeront automatiquement dans les projets.
Comme tout bon SaaS au goût du jour, l'app Asana est disponible sur tous les appareils.
3. Basecamp
Basecamp est un espace de travail tout-en-un pour votre équipe. Il y a un plan gratuit pour les projets personnels, mais il est plus limité, je ne conseille pas.
L'outil n'est pas flexible au niveau du design, vous devez l'utiliser tel qu'il est présenté et c'est tant mieux, car il est bien conçu.
Chez Basecamp, une équipe = un projet. Tout le monde dans le projet voit et interagit avec les mêmes sections. Vous pouvez créer autant de projets que vous voulez et ils auront tous ces mêmes sections.
Message board : Vous pouvez l'utiliser pour communiquer les mises à jour et retours/commentaires des travaux en cours. C'est facile
To-dos : Vous pouvez ajouter des tâches à vous ou votre équipe pour voir ce qui est fait et pas fait au cours du projet.
Schedule : Cette section montre les dates et délais importants.
Docs & Files : Tous les documents, images et fichiers sont au même endroit pour y accéder facilement et rapidement.
Campfire : Une simple salle de chat pour des questions rapides ou autres.
Au-dessus des projets, il y a le HQ où tous les employés de l'entreprise ont accès. Vous pouvez dire par exemple ce que vous avez fait dans la journée dans le automatic check-ins.
Ah oui et l'application Basecamp est disponible sur tous les appareils.
4. ClickUp
ClickUp est une app tout-en-un pour gérer vos projets d'équipe.
Quand ClickUp dit tout-en-un, ils ne mentent pas. C'est l'outil dans la liste avec le plus grand nombre de fonctionnalités. Il y en a trop pour que je les énumère trop ici, je vais parler de ceux qui sortent de l'ordinaire pour un logiciel de gestion de projet.
Pour cette raison, la courbe d'apprentissage est un peu plus grande avec cet outil. Pour y voir plus clair, l'outil présente le tout sous formes de vues:
- 11 vues de tâches : liste, tableau, calendrier, gantt, échéancier, capacité, tableur, carte mentale, charge de travail, activité et plan.
- 5 vues de pages : whiteboard, document, chat, intégration et formulaire.
Similairement à Notion, chaque tâche contient des informations visibles en colonnes. Il y a une vingtaine de colonnes (type d'informations) qu'il est possible de choisir.
Il y a les ClickApps qui permettent d'aller plus loin et parfois même de remplacer d'autres outils tel que Clip (enregistrement d'écran) comme alternative à Loom.
Il y a aussi des templates, automatisations, salles de chat, dashboards et j'en passe.
Sans surprise, l'application ClickUp est disponible sur tous les appareils.
5. Coda
Coda est une app de doc tout-en-un. Ouf, j'ai eu de la difficulté à trouver une phrase qui résumait ce logiciel. Encore mieux, c'est Google Docs avec des superpouvoirs.
Comme un doc, vous commencez un projet avec une page blanche et vous ajoutez des blocs. Vous avez du choix :
Text & media : Ici, il n'y a rien de surprenant, c'est semblable à un doc standard, mais vous pouvez ajouter des embed comme des vidéos Youtube, des cartes Google Maps, des feuilles de design, etc.
Tables : Comme les autres logiciels de la liste, il y a les différentes vues comme calendrier, tableau kanban, table, chronologie, etc. et aussi plusieurs vues de graphiques, utiles pour les tableaux de bords.
Packs : Les Coda Packs sont comme des extensions gratuites ou payantes servant à des tâches prédéfinies comme connecter à d'autres plateformes ou entre des Coda Docs.
Buttons : Les buttons sont des blocs flexibles avec des interactions ou des animations comme un toggle ou un button pour ajouter une colonne.
Vous pouvez importer des documents ou fichiers provenant d'autres outils comme Google Docs & Sheets, Notion, Trello, etc.
Vous aurez peut-être des tâches récurrentes comme mettre à jour une table avec des données externes, c'est là que les automatisations entrent en jeu. Rien de bien compliquer, vous devrez suivre la formule standard When (trigger) -> If (condition) -> Then (action).
Comme l'outil est très flexible, les templates sont utiles pour commencer avec un doc prédéfini.
L'application Coda est disponible sur tous les appareils.
6. Monday.com
Monday.com est un outil flexible pour organiser votre travail.
On va s'intéresser ici à Monday Projects, car il est conçu pour définir vos priorités, aligner vos objectifs, gérer vos ressources, travailler en équipe et plus.
En utilisant Monday.com comme logiciel de gestion de projet, vous aurez :
- Un tableau global pour suivre la vue d'ensemble
- Un tableau détaillé pour gérer les tâches
- Un tableau de bord pour suivre vos KPIs
Tous les tableaux peuvent avoir des vues différentes : table, tableau kanban, gantt et calendrier.
Il y a aussi une fonctionnalité Docs pour créer des documents et connecter les tâches et tableaux de bords de l'organisation.
Les automatisations sont pratiques pour les tâches récurrentes comme configurer des envois par e-mail lorsqu'une tâche est terminé.
Vous pouvez intégrer vos outils de marketing, CRM, développement logiciel ou gestion de projet et choisir un template pour des projets plus complexes.
L'application Monday.com est disponible sur tous les appareils.
7. Notion
Notion est un espace de travail tout-en-un pour vos projets personnels et d'équipe.
Notion est si populaire que Google copie ses fonctionnalités et son design dans Docs.
L'outil s'est démarqué de la concurrence, entre autres, par son design très minimaliste et par le fait que l'espace de travail soit entièrement personnalisable.
Vous pouvez créer des trucs simples comme des listes de tâches jusqu'à utiliser les base de données pour des projets plus techniques.
Notion fonctionne avec des blocs. Vous remplissez chaque page Notion, comme avec des LEGO, avec un bloc texte, image, table, liste, etc.
Il y a des intégrations avec beaucoup de logiciels et même des outils d'automatisation comme Zapier et Make. Comme si ce n'était pas assez, vous pouvez aussi embed à peu près n'importe quoi...
Comme tout projet, vous aurez probablement besoin de bases de données pour mieux structurer l’information. Il y a dans Notion six vues différentes : table, tableau kanban, liste, galerie, calendrier et chronologie.
Tout projet dans Notion commence toujours avec une page blanche, il faut donc être assez créatif pour créer un gros projet de A à Z. C'est là où les templates Notion sont utiles. Ils vous aideront à créer la structure du projet, sans avoir à la concevoir de toute pièce.
Pour aller encore plus loin, lisez mon article sur les outils à utiliser avec Notion pour créer par exemple un site web, une newsletter, une automatisation, etc.
Pour terminer en beauté, sachez que l'application Notion est disponible sur tous les appareils et il y a une même communauté francophone !
8. Todoist
Todoist est un logiciel de gestion de tâches et de to do list.
L'outil peut être utilisé simplement dans votre vie personnelle ou pour organiser des gros projets avec votre équipe.
Vous l'aurez deviné, la to do list est la fonctionnalité la plus simple. Mais ça ne s'arrête pas là, le logiciel ajoute devient plus complexe avec le temps.
Il est possible d'organiser un projet et d'utiliser le calendrier, planifier un rappel et définir un niveau de priorité pour les tâches.
Avec vos collègues, vous pouvez diviser les tâches en sous-tâches, les déplacer dans d'autres projets, partager les projets, discuter dans les commentaires, créer des vues filtrées et ajouter des intégrations.
Les vues des tâches sont plus limités que les autres outils avec la liste et le tableau kanban ou board.
Pour commencer du bon pied, il y a des templates et l'application Todoist est aussi disponible sur tous les appareils.
9. Trello
Trello est un outil simple pour gérer les petits et gros projets d'équipes ou individuels.
Vous commencez par créer un espace de travail, puis vous choisissez une vue pour les tâches. Connu pour la vue tableau, Trello offre maintenant la vue plan, chronogramme, calendrier, tableau de bord et tableur.
Chez Trello, une tâche est une carte. Pour mieux identifier les cartes, vous pouvez ajouter des champs pré-déterminés (membres, étiquettes, checklist, dates, pièce jointe et emplacement) et des champs personnalisés (par exemple : priorité, statut, risque et effort).
Comme tout bon logiciel de gestion de projet, il y a des automatisations pour accélérer l'avancement de vos projets et des intégrations avec d'autres outils no-code.
Même si Trello est facile à utiliser, il y a des templates qui aident à bien commencer un nouveau projet.
Et vous l'aurez deviné, l'application Trello est disponible sur tous les appareils.
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